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档案管理信息化建设的必要性与策略探讨

来源:论文知识网作者:kaiting时间:2019-03-06 10:21

  【摘要】:档案管理是国家档案事业的一个重要组成部分,其对于社会的记录、建设与发展来说,具有重要的意义,在当前的时代背景之下,为了提高档案管理的效率与质量,更好的发挥出档案管理的作用,我们应当积极加强档案管理的信息化建设,将信息技术有效的应用到档案管理中来。本文基于作者自身的实际工作经验与学习认识,首先简单分析了档案管理信息化建设的必要性,然后主要就档案管理信息化建设的策略提出了部分探讨性建议,以期能为相关工作的实践提供参考。

  【关键词】:档案管理 信息化 建设策略

档案工程师论文

  如今,信息化技术在各个行业、领域当中都得到了广泛、深入的渗透和应用,对社会带来了巨大的影响和变革,在这样的情况之下,我们的档案管理工作也应当顺应时代的发展趋势,加强对信息化技术的合理应用,推进档案管理信息化建设。

  一、档案管理信息化建设的必要性

  档案管理的主要工作内容,是对信息、数据、图表、音像、文档等资料,进行收集、整理、编撰、保管和开发,其意义不仅仅在于“保管”,更在于“利用”,既能实现对社会的记录,又能够为社会的建设、发展提供参考和依据[1]。因此,档案管理工作是非常繁琐的,涉及到的具体工作细节较多,而且一旦积累到一定的数量之后,管理起来便会显得非常的困难,传统以人工为主的档案管理方式,不仅会给工作人员带来很大的工作压力,同时档案管理的效率也非常低,在档案的分析、挖掘与利用方面,更是会存在很大的阻碍,难以发挥出档案管理的作用。

  信息化技术具有诸多的优势,例如其信息处理、运算速度快,智能化程度高,信息传输与共享能力强等等,将其应用到档案管理工作中来,可以取代大部分的人工工作,减轻工作人员的压力,同时大幅度提高档案管理的效率,使档案管理更加的规范化,更为重要的是,其能够通过对档案的分析与挖掘,轻松获得更多有价值的信息内容,并实现快速的、大范围的数据信息共享,提高档案的利用率,更加全面的发挥出档案管理的作用、意义。由此可见,在当前时代背景下,推进档案管理信息化建设是尤为必要的。

  二、档案管理信息化建设的策略

  (一)构建信息化的档案管理平台

  档案管理的信息化建设,首先是需要以信息化平台为基础,这是实现传统纸质档案管理向信息化档案管理转变的前提。为此,我们一方面需要根据档案管理的实际需求,搭建好信息化硬件平台,如配置性能优越的服务器、计算机、专用网络以及扫描仪等设备,且其性能不仅要满足当前的档案管理工作需求,同时还需要有一定的富余,这样才能够便于今后的平台升级[2]。另一方面,我们还需要涉及、开发好专用的档案管理操作系统,系统要实现与其他各个相关工作岗位的对接,便于及时收集、获得档案所需的资料、信息、数据,同时系统的功能要健全、完备,能够满足当前档案管理工作的各项标准、要求。最后还应当改善档案管理信息化平台的空间环境,注意防潮、防水、防火,防范物理性的安全隐患。

  (二)健全档案信息化管理制度

  和传统的档案管理工作相比,信息化技术条件下的档案管理会发生很大的改变,在这样的情况下,我们的档案管理制度也就应当随之进行合理的调整,这样才能为档案管理信息化的推进提供有效的约束和指导,保证管理工作的规范性。应以我国的《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等为基本的参考,根据自身在档案管理工作当中的实际情况,对管理制度进行细化和扩展,要在传统管理制度的基础上,突出信息化管理的相关特点、需求,严防工作当中可能出现的各种问题。而且需要构建健全的档案管理工作责任体系,分层次、分岗位合理分配档案信息化管理责、权,明确各个工作岗位的工作细则,如果在工作当中出现了问题、错误,则需要将责任追究、落实到具体的人头,确保档案管理信息化建设的规范、有序推进。尤其是在信息化的操作方面,必须要严防可能发生的安全隐患,根据工作内容和责任的安排,合理分配操作权限,所有的工作人员都只能通过自己的账号、密码登录,不能交换、交叉使用,更不能随意访问外部网络,在未经许可和安全检测的情况下,不能随意插用其他的可移动存储设备[3]。

  (三)实现档案信息化共享

  为了使档案信息可以得到更多的利用,在信息化的技术条件下,我们还应当大力实现档案信息化共享,这一点在档案的信息化管理当中是非常重要的。在以往的档案管理工作当中,如果要想对档案进行异地调阅,过程是非常复杂的,用时也较长,等真正获得档案信息的时候,可能都已经过了最佳的档案利用时機。而在前面已经提到,信息化技术具有非常强的信息传输和共享能力,所以我们可以借助于此,实现不同地域、不同单位、不同机构的档案管理工作连接,或是建立统一的档案资源共享服务器,将可以共享的档案信息完全共享出来,允许授权的各方随时进行档案检索,获取档案信息资源,从而实现档案及时的、大范围的、多层次的利用。

  (四)对档案信息进行深入的数据分析

  除了实现档案共享之外,为了更大化的发挥出档案的价值,我们还应当利用信息化技术,对档案信息进行深入的数据分析,从而挖掘出更多有价值的信息。例如,大数据技术具有对庞大、巨量数据的处理、计算、分析能力,可以帮助我们从有序或无序的数据当中,提取出各种有价值的信息,这些信息通常是通过人工观察、计算、分析所难以得到的。所以,在档案信息化管理的过程当中,我们应当积极加强对大数据技术的应用,通过大数据对大量的档案资料进行数据分析,从中提取出更加具有价值的信息。

  三、结语

  在当前的时代背景下,我们的档案管理工作必须要积极的寻求转型,加强对信息化技术的应用,推进信息化建设,以提高档案管理的效率和质量。除了上面所提到的几点之外,我们还需要做好档案管理信息化的安全防范、保卫工作,避免病毒、黑客的破坏,防止档案信息丢失、泄露或是遭到篡改。

  【参考文献】

  【1】任雯靖.档案信息化建设与档案管理的研究探索[J].人力资源,2018(08):167-168.

  【2】王田翠.基于互联网背景下档案管理信息化的建设方法略谈[J].技术与市场,2018(02):191-192.

  【3】李小莹.试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展[J].办公室业务,2018(02):91-92

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