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人事档案的重要作用和保管策略

来源:中国职称论文咨询网作者:kaiting时间:2018-11-13 11:24

  这篇档案管理论文发表了人事档案的重要作用和保管策略,人是自主创新和打造知名品牌的主体。档案是科技创新活动的真实记录,是知识产权的载体。人事档案工作要为自主创新提供基础条件,发挥参考借鉴和启迪助推作用,成为实施知名品牌战略的可靠保障。

  [关键词]档案管理论文,人事档案;重要作用;保管工作

档案管理论文

  一、人事档案的重要作用

  1、参考作用

  人类走向文明的产物之一即人事档案,档案这一参考材料非常可靠,可客观地反映出历史,是一种事实凭据。同时,档案有着非常丰富的内容,除了对人类社会的实践活动浓度进行了记录以及反映,也对实践活动广度进行了反映。从某种角度来讲,强化人事档案管理更利于制定出合理的计划,有效地对内部的人力资源状况进行分析,一旦决策者需要做出人事决定,就可调取相应的人事档案,可以说起到了非常大的参考作用。

  2、凭证作用

  人事档案记录了人员过去的历史以及工作,是一手的参考材料,国内企业在对技术人才以及管理人才进行招聘时,对利用人事档案的工作非常重视。通过对个人人事档案进行出示,可让聘用企业了解到更多聘员的资料,档案不仅客观,还有一定法律性,一些档案留存了当事人的印信和亲笔手稿等历史资料;还有一些档案留存了当事人的录音和照片。另外,还有些档案保留了契约合同,在纠纷处理的过程中,这一些档案资料发挥着非常大的凭证作用,更易讓人信服,为企业考察提供依据,所以企业需重视人事档案的保管工作。

  3、推动企业的发展

  许多专业技术人才频繁流动,更利于企业开发人才,提升自身的核心竞争力。档案是重要的展开单位文化建设的素材,尤其在企业文化建立方面发挥着较大的作用。当相应的档案法颁布且得以实施之后,全面的强化了宏观的档案事业管理,而通过应用现代化技术,实行依法管理,可促进全面的企业发展。

  二、人事档案的保管工作策略

  1、提高管理人员的专业技能

  管理人员作为人事档案管理的主体,其专业能力和素质直接影响人事档案管理工作的开展。作为新时代的管理工作者,现代人事档案管理人员需要熟练使用多媒体网络技术,掌握计算机操作知识。企业可以通过开展业务培训增强人事档案管理人员的专业技能,使其能够适应企业的岗位应用。管理人员在开展管理工作的同时要不断学习先进的管理技术,吸取失败的工作教训,积累经验,以自身的专业知识和技术为基础,提升现代人事档案管理工作效率。

  2、设立专门的信息分类数据库,做好人事档案的精确管理

  伴随着信息技术的飞跃式发展以及多媒体等现代化技术的普遍运用,人事档案的管理工作也迎来了较好的改革机遇。不仅人事档案信息化管理的数据库软件得到了很好的开发,同时人事档案的信息化也成为考核档案室“达标升级”中的重要指标。而要做好信息数据库的专门分类,还需要建立起人事档案的分类条目、建成专项的数字档案库、完善办公信息数据库内容以及人事信息的综合数据分析库等。只有实现了管理系统的逐步细化,才能对于办公中的各项流程予以明晰,进而确保各项管理工作能够落到实处。

  3、加强人事档案信息化建设信息化

  档案管理信息化是以档案原始资料信息为基础,开发信息软件,利用现代化工具使人事档案管理资源信息化:即通过数字化、网络化技术手段,建立起各类规范化、标准化、可共享的目录数据库和内容数据库实现人事档案管理信息传输的网络化和人事档案管理信息资源的共享化、提高人事档案管理的使用价值,为企业的发展提供必要的服务。大力推进人事档案的信息化建设同,运用电子扫描等现代电子技术使人事档案处理单一从纸质记录逐步过渡到电子文档的转换。实现实体档案的计算机辅助化管理、采用先进的现代信息存贮技术推进电子档案及实现网络互联和资源共享,提供便捷的档案信息服务。推进人事档案信息化建设信息化。

  4、建立人事档案信息维护、督查、安全保密制度

  建立干部档案信息维护机制,明确干部档案信息录入、数据审核、系统维护等具体任务的分工,定期更新干部信息数据库,使干部的学历、职务、工资、家庭等个人基础信息得到及时真实的反映。

  建立纠错机制,采用定期与不定期相结合的方式,对信息库中的干部信息进行全面自查或随机抽查,发现问题及时修正,根据材料内容和性质的不同,分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范。所有补充和规范的材料,均注明经办人、办理时间并加盖组织人事部门公章。干部重要信息记载不一致的,根据有关政策审核确认。对经过调查没有原始依据材料、按照现有政策难以认定的,本着从严掌握的原则,结合档案记载情况综合判定确认。

  建立安全保密机制,严格按照保密要求,为系统软件设置密码,设定系统应用权限,只有专职管档人员才能启动系统,保证干部档案信息安全。注意对数据库信息进行备份,定期对服务器、计算机、附属设备进行维护保养,保障系统的正常运行。

  结语

  综上所述,高度重视人事档案管理工作,不断提升档案管理的科学化,规范化水平。健全网络,全面落实档案管理制度,配备专职档案工作人员,明确其他工作人员档案管理责任,形成档案管理“人人参与、人人有责”的共识;完善文件材料收集、归档、保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用等制度,制定档案工作计划,管理办法和管理规定,定期监督检查;夯实基础,强化档案管理硬件设施建设,空调、数码相机等档案管理专业装备,为档案管理提供了坚实的物质保障;以人为本,着力提升档案队伍的综合素质,积极组织;档案管理人员学习《档案法》、《档案法实施办法》等相关法律法规和档案业务知识,不断夯实档案管理人才基础。

  参考文献

  [1]张腾华.关于人事档案管理现代化过程中存在的问题及对策的研究[J].民营科技,2017,04(01):129.

  [2]焦银珠,肖红,等.新形势下农业科研单位人事档案管理存在问题及其对策建议[J].辽宁农业科学,2017,02(02):47-49.

  推荐阅读:《中国档案》China Archives(月刊)曾用刊名:档案工作;材料工作通讯.档案工作,1951年创刊,档案专业刊物。



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