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信息化档案管理的服务创新途径

来源:中国职称论文咨询网作者:kaiting时间:2018-04-17 15:18

  这篇档案管理论文发表了信息化档案管理的服务创新途径,互联网的飞速发展带动了档案管理方式的创新,档案管理也进入了信息化时代,这为档案管理工作带来了很大的机遇,档案管理的信息化能够提升档案管理的整体水平,论文给出了 信息化条件下的档案管理与服务创新的有效途径。

档案管理论文

  关键词:档案管理论文,信息化,档案管理,服务创新

  在信息化条件下,实现档案管理信息化,不仅可以让档案管理的存储以及查询变得更加方便,还可以让信息服务的类别变得更加广泛,使档案服务具有更强的专业性,有利于提升档案管理水平的提升。随着信息技术的不断发展和进步,档案管理工作也进行了一定的改革和创新,并且得到了社会各界的广泛关注和支持,加深了人们内心的使命感以及责任感。实现档案管理信息化,能够保证管理过程中不遗漏任何一个人,提升档案管理的整体水平。

  1 信息化条件下的档案管理与服务创新的必要性

  信息化背景下的档案管理主要是指通过互联网来实现对相关数据的存储、处理以及分析,同时严格遵守档案管理工作的相关规定和标准的一种工作方式,确保档案管理工作可以得到全面的提升。在信息化条件下的档案管理与服务创新的必要性,可以分为以下几点。

  1.1不受利用资源提取的限制

  信息化条件下,档案管理工作的信息可以实现实时互动,同时在工作中还可以对相关资源进行不断的整理和分析,保证信息化档案管理以及服务创新的水平可以得到全面提升,推动档案管理与服务创新的发展进程。在档案管理工作过程中,通过相互之间的交流以及资源的共享,可以推动档案管理工作的进一步建设。此外,自进入21世纪以来,信息技术在飞速地发展和进步,很大程度上促进了档案管理工作的开展。新时期下,很多大型档案以及数据管理机构都进行了改革,档案管理信息化已经逐渐成为满足时展的必然选择。由此可见,信息化条件下的档案管理与服务创新的必要性[1]。

  1.2档案管理信息涵盖范围广

  在实际的档案管理过程中,通过合理的应用现代化信息技术,可以让相关数据变得更加可靠,服务的水平也会得到整体提升。这种情况下,相关人员在进行决策的时候,其效率也会得到很大的提升。此外,信息化条件下的档案管理與服务创新,还可以很大程度上满足时展的需要,提升档案管理工作的整体水平和效果。在档案管理与服务创新的过程中,相关人员也可以适当地引进先进的现代化技术,加强共享信息系统建设,利用信息化技术进行档案管理工作,能够对各种类型的数据进行合理分析和筛选,进而提高档案管理工作的质量和效率。[2]

  1.3实现对数据信息长时间的保存

  与传统的纸质档案管理不同,信息化条件下的档案管理可以不受任何的侵害和腐蚀,保证档案信息能够具有一定的完整性,从而提升档案管理以及服务的整体水平和质量。通常情况下,在进行档案管理工作过程中,相关人员需要反复对历史信息以及资料进行调阅,采用这种工作模式需要进入档案局库,然后根据档案归类原则进行查找和翻阅。这种情况的出现,使得档案管理工作模式无法迎合时展的需求,服务的水平也会逐渐降低,从而导致档案管理工作效率逐渐降低。因此,在信息化条件下,对档案管理与服务进行不断的改进和创新,是档案工作的发展需要,也是提高档案工作与服务质量的必然选择。[3]

  2 信息化条件下的档案管理与服务创新的有效途径

  2.1建立健全的档案管理机制

  现阶段,在实际的档案管理与服务工作中,原有的工作模式以及方法已经无法满足时展的需求。因此,在信息化条件下,要想提高档案管理与服务的质量和效果,实现档案电子管理的目的,相关人员就一定要建立健全的档案管理机制,确保档案管理工作的开展可以满足社会发展需要,从而进一步提升档案管理与服务的整体水平。在建立档案管理机制过程中,管理人员一定要严格遵守国家的相关法律,加大对档案数字化管理的重视程度。现阶段,一些档案单位在实际的发展过程中,虽然已经积极地引进和应用了先进的现代化设备以及技术,迎合了时代的发展,但是由于传统观念以及思想在我国沿用的时间较长,使得在档案管理工作中仍然采用人工操作的模式,浪费了大量的人力、物力资源以及时间,影响了档案管理工作的效率,降低了服务的质量,不利于档案管理与服务的创新。因此,在今后的发展过程中,管理人员应该积极应用现代化管理模式,最大限度地节约资源,提升档案管理与服务创新的整体水平。此外,管理人员还要对当前的发展趋势以及档案管理的实际情况,将现代化的科技应用到档案管理条例中,保证档案管理工作能够合理有序地进行,提升工作人员的服务质量,最大程度地降低档案管理工作的安全风险,提高工作的效率,从而全面提高档案管理与服务的水平。[4]

  2.2加强档案管理的现代化建设

  在信息化条件下,相关人员要想进一步提升档案管理的整体水平和效果,就需要不断加强档案管理的现代化建设,加大对档案管理理念的创新。档案是信息资源库,只有合理的利用档案资源,让其发挥出最大的作用,才能保证档案管理水平得到整体的提升。实施信息化的档案管理,不仅是档案服务于工作、制度以及改革的需求,同时也是适应社会发展的客观需要。因此,在实际的工作过程中,相关人员应该及时且精准的对信息进行传输,让信息管理具有较强的时效性。同时,在档案管理过程中,相关人员应该合理的应用计算机技术进行辅助管理,将档案资料整理并输入到电脑中,通过相应的技术将图片以及图像等转换成数据,从而达到人事档案与纸质档案并存的目的。与此同时,相关人员也可以利用计算机技术对档案管理进行创新,对一些不属于保密范围内的档案信息进行资源共享,向社会提供更加高效、优质的档案信息管理服务,提升档案管理与服务的整体水平。[5]在档案管理过程中,通过对这一工作模式的不断改进和创新,可以让档案管理工作变得更加具有合理性,从而让档案管理工作效果得到提升。

  2.3适当开展档案阅览服务

  在传统的档案管理工作过程中,档案资源通常是不对外开放的,并且到档案室或者档案馆中查阅资料的多为公务人员,这就使得档案的利用率不高,不利于档案管理工作顺利开展和进行。因此,在信息化条件下,相关人员应该根据实际情况,适当地开展档案阅读服务,保证人民群众在进行档案查阅的过程中,可以更加方便、快捷,节约群众的时间和精力,提升档案的利用率。通过采用这种方式,不仅可以提升档案工作的服务水平,还能够提高档案管理工作的整体质量和效果

  2.4提升电子档案网络的安全性

  在档案管理过程中,首先,一定要保证档案存储设备的安全性,做到专机专用,并且要定期对这些设备的软件以及硬件进行更新、升级,保证档案管理工作可以符合社会发展的需求,同时,相关人员还要对设备进行定期的维护,保证档案存储设备的状态良好[6]。其次,相关人员还要对存档文件进行更新、备份,防止出现档案文件出现丢失的情况。技术人员也可以利用网络防火墙以及身份验证等方式,加大档案管理的安全性,确保电子文件在传输过程中能够具有较强的保密性,避免电子文件被非法删改或者访问。最后,相关人员应该积极引进先进的管理方式和理念,并且加大对服务创新的重视程度,保证能为社会群众提供最优质、最高效的服务,从而确保信息化条件下档案管理与服务的水平可以得到全面提升。

  3 结束语

  近年来,档案管理信息化日益成熟,网络服务的水平也在逐渐提升,使得档案数字化信息管理已经逐渐成为信息安全工作的重要内容,促进了档案管理工作质量的提升。因此,在不同类型档案信息储存以及使用的过程中,相关人员应该根据档案的不同特点,制定出不同的安全管理方法,通过应用先进的管理手段,对服务的种类进行不断改进和创新,实现对信息化档案管理的合理利用,从而进一步推动档案管理的发展进程。

  参考文献:

  [1] 刘仁江.基于信息化条件下的档案管理与服务创新研究[J].自然科学:全文版,2016(7):00214- 00215.

  [2] 孟麗君.信息化条件下对事业单位档案管理创新思路的探讨[J].黑龙江科技信息,2015(27):161.

  [3] 冯曙光.基于数字信息化条件下的高校档案管理创新研究[J].科技经济导刊,2015(9).

  [4] 杨军.信息化环境下单位财务会计档案管理的创新[J].科学与财富,2015(5):154- 154.

  [5] 郝岩岩.信息化条件下城建档案管理工作的创新对策分析[J].工程技术:文摘版,2016(11):00216-00216.

  [6] 付萍.研究企业档案管理中信息技术的应用及服务模式创新[J].经济管理:文摘版,2016(8):00167-00167.

  推荐阅读:《湖北档案》(月刊)原名《湖北档案工作》,创刊于1986年,由湖北档案杂志社主办。1986年下半年改名《湖北档案》。



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